Документальное оформление служебных командировок

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК — юридическими лицами всех форм собственности при направлении работников в служебные командировки и по возвращении из них должны применяться следующие унифицированные формы документов: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9); приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а); командировочное удостоверение (форма № Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а — для оформления и учета при направлении работников в командировку. Названные документы отличаются тем, что форма № Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма № Т-9а оформляется на нескольких лиц (при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т. п.), направляемых в командировку. В любом из указанны приказов (распоряжений) должны указываться фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки. Проект приказа (распоряжения) готовит работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы — другое уполномоченное лицо), а подписывает его руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку. Названным выше постановлением Госкомстата России не установлено оформление определенного количества экземпляров приказов. На практике копии приказов (распоряжений) о направлении в командировку изготавливаются в необходимом количестве, в соответствии со схемой документооборота и структурным делением предприятия. Небольшое предприятие может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре — в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные предприятия обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя предприятия (канцелярии), второй — для отдела кадров, третий — для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), в котором работают командированные лица.

В качестве наиболее распространенного основания для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах № Т-9 и № Т-9а указывается служебное задание (форма № Т-10а). Унифицированная форма № Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении. Поскольку сначала оформляется служебное задание за подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и затем оно передается в кадровую службу для подготовки приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а, то именно служебное задание и является первым документом, относящимся к командировке работника организации, поскольку без него издание приказа и выписка командировочного удостоверения по форме № Т-10 производиться не должны. По возвращении из командировки работник должен составить краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с Командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом. Иными словами, служебное задание является также завершающим документом в комплекте первичных документов, связанных со служебной командировкой работника либо группы работников организации. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (в случае, если они превысили ранее выданный аванс). Проверка авансовых отчетов на предмет наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводится работником бухгалтерии. Проверка целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки производится руководителем структурного подразделения организации (при наличии) и утверждается руководителем организации.

Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания и применяется унифицированная форма № Т-10а. Командировочное удостоверение по форме № Т-10 выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.